Vereniging van adviesraden die de lokale overheid adviseren vanuit het inwonersperspectief

Alle ogen op de voorzitter (blogserie: Het goede gesprek binnen de adviesraad)

Wat verwacht u van de voorzitter als het gaat om het goede gesprek in uw raad? 

O Ik verwacht dat hij inhoudelijk kennis, visie en argumenten toevoegt
O Ik verwacht dat hij structuur aanbrengt in het gesprek
O Ik verwacht dat hij zorgt voor een prettige en open sfeer

Kunt u een keuze maken of wenst u het allemaal? In de kern gaat het hier om drie aspecten die altijd spelen, en waar een voorzitter op kan sturen: de inhoud, de procedure en het klimaat. De kunst is om elk van deze aspecten de juiste aandacht te geven.

Door Camiel Scholsdinsdag 16 juni 2020

Waar is uw huidige voorzitter het sterkst in? Misschien bent u zelf voorzitter. Dan weet u hoe lastig het kan zijn om alle ballen in de lucht te houden: inhoudelijk meediscussiëren, structuur aanbrengen én de sfeer goed houden. En als een vergadering niet prettig verloopt, wordt al snel naar de voorzitter gekeken. In deze blog vindt u praktische tips voor het leiden van het goede gesprek.

Inhoudelijk neutraliteit bewaren: twee stoelen

De voorzitter van een adviesraad heeft twee taken die soms lastig zijn te combineren. Als gespreksleider moet hij de raad begeleiden bij het voorbereiden en uitbrengen van adviezen. Daarnaast is hij zelf lid van de raad en zal hij ook zijn eigen mening willen inbrengen. Hoe combineer je technisch voorzitterschap met inhoudelijk deelnemerschap? Een gespreksleider die zich sterk laat leiden door zijn eigen visie en voorkeur loopt het gevaar dat de groep op hem gaat leunen, of dat andere geluiden in de groep onvoldoende tot hun recht komen. Hoe kun je dat voorkomen? De enige manier is om de rollen zo helder mogelijk van elkaar te scheiden. Spreek helder uit wanneer je als deelnemer je mening geeft, en zet daarna weer de pet van gespreksleider op. Ik ken een voorzitter die fysiek op een andere stoel gaat zitten wanneer hij als deelnemer inhoudelijk het woord neemt. Hij laat daarmee zien dat hij voorzitter is van een raad waarvan hij één van de deelnemers is. 

Procedures voor de discussie: gas geven en remmen

Uw adviezen zijn het product van discussie in de raad. En het is een kunst om deze discussie goed te voeren. Enerzijds wilt u niet te snel tot een besluit komen want dan blijven interessante gezichtspunten mogelijk onderbelicht. Anderzijds wilt u vermijden dat discussies onnodig lang blijven rondzingen. Je ziet dan vaak dat enkelen hun argumenten blijven herhalen terwijl anderen zich terugtrekken of zelfs afhaken. 

Voor het leiden van een discussie moet je zowel het gaspedaal als het rempedaal kunnen bedienen. Om een discussie op gang te brengen en interessant te maken moet je gas geven. Daartoe zet je allereerst het vraagstuk goed neer en vervolgens vraag je wie zijn mening wil geven. Meer gas geven kan met vragen als: ‘Wie wil hierop reageren?’ ‘Wie vindt iets anders?’ Je gaat op zoek naar tegenstellingen. En je vergeet niet om de sprekers ook naar hun argumenten te vragen. Ook het woord geven aan mensen die je nog niet hebt gehoord, is een manier op nieuwe invalshoeken op het spoor te komen. 

Als uw adviesraad bestaat uit mensen die wel houden van een pittige discussie, zal de voorzitter niet veel hoeven doen om het gesprek aan te zwengelen. Maar wanneer is het moment aangebroken om het rempedaal te gebruiken? En hoe breng je weer rust en overzicht in een verhit gesprek? Allereerst kun je samenvatten waar de discussie om draait. Je doet dat op het moment dat er herhalingen komen en er geen nieuwe argumenten of gezichtspunten meer worden ingebracht. Vervolgens is de tip: Houd een rondje. Een rondje waarin je ieder vraagt: ‘Wat heeft jouw voorkeur op dit moment? En waarom?’ De spelregel is dat ieder mag uitpraten en dat niemand reageert totdat het hele rondje af is. 

Het belangrijkste effect van zo’n rondje is dat er rust komt in het gesprek. En let op: het denkproces gaat door. Vaak krijg je tijdens een rondje zicht op de sterkste argumenten. Voor de voorzitter is het daarom slim om zelf (op de stoel van deelnemer) zijn mening als laatste te geven. Hij heeft dan tijd om na te denken en zich te laten leiden door wat eerder in het rondje is gezegd. Vaak kan de groep meteen na het rondje een besluit nemen. Maar het kan ook gebeuren dat het rondje tot nieuwe gezichtspunten leidt die voortzetting van de discussie zinvol maken. 

Sfeer maken vanaf de start: check-in

De voorzitter moet op drie borden schaken: de inhoud, de structuur en de sfeer van het gesprek. De sfeer wordt vooral bepaald door de vraag: Voelen alle deelnemers zich gezien? Voelt ieder zich gehoord? Voelt ieder zich veilig om te zeggen wat hij vindt of waar hij last van heeft? Als mensen hun wensen, meningen, irritaties niet uitspreken bestaat het gevaar dat die ondergronds gaan. Je voelt dan dat er dingen spelen die de voortgang belemmeren maar het is lastig er de vinger achter te krijgen. Wat kun je doen om dat te voorkomen? 

De belangrijkste tip is om meteen bij de start van elk gesprek een klimaat te scheppen waarin mensen zich veilig en vrij voelen. Een concrete methode is de ‘check-in’. Bij een check-in open je de vergadering en vervolgens stel je een vraag die gerelateerd is aan het thema van de bijeenkomst. Een open vraag die ieder de mogelijkheid biedt om zich uit te spreken over wat hem bezig houdt of wat belangrijk voor hem is. Bijvoorbeeld: ‘Kijkend naar wat voor vanmiddag op de agenda staat, waar gaat jouw interesse dan het meest naar uit? En wat vind jij belangrijk voor een vruchtbare vergadering vanmiddag?’ 

Tijdens de check-in komt ieder (op het moment dat hij kiest) aan het woord en niemand wordt onderbroken. De gespreksleider beantwoordt de vraag zelf als eerste en geeft daarmee het voorbeeld. Een persoonlijk antwoord is een uitnodiging aan de anderen om zich eveneens persoonlijk uit te spreken. Een mooie afronding van de check-in is om de belangrijkste geluiden samen te vatten. Je bereikt daarmee dat iedere deelnemer vanaf het eerste moment voelt dat zijn stem ertoe doet. 

Over de auteur: Camiel Schols is trainer/adviseur bij SBI Formaat
camiel.schols@sbiformaat.nl

Lees ook deel 1 uit deze blogserie: "Alle gezichtspunten zien" 
Lees ook deel 2 uit deze blogserie: ''Alle stemmen horen"